ChatGPT in azienda: come usarlo senza mettere a rischio i dati

ChatGPT e gli altri assistenti di intelligenza artificiale fanno risparmiare tempo: riassumono, scrivono bozze, rispondono a domande. Il rischio è che, per farli lavorare, si incollino dentro dati che non dovrebbero uscire dall'azienda: contratti, dati dei clienti, buste paga.

Qui trovi cosa succede a quei dati, quali regole darsi e cosa chiedono privacy e legge sul lavoro.

In breve. Usare l'intelligenza artificiale in azienda si può, ma con regole scritte. Le versioni gratuite e personali degli assistenti possono usare le conversazioni per migliorare i modelli, salvo che si disattivi l'opzione; le versioni per aziende di norma no. Se si trattano dati personali servono un accordo con il fornitore e un'informativa aggiornata. E i collaboratori vanno informati e formati.

Il problema: l'uso "di nascosto"

Secondo quanto riportato dalla relazione annuale del Garante per la protezione dei dati personali, che cita l'Osservatorio sull'intelligenza artificiale del Politecnico di Milano, solo il 9% delle imprese ha regole strutturate per l'uso dell'intelligenza artificiale. Nel frattempo contratti, anagrafiche dei clienti e buste paga finiscono spesso nelle richieste fatte a strumenti generalisti.

È il fenomeno che a volte si chiama "shadow AI": collaboratori che usano strumenti personali, con buone intenzioni, fuori da ogni controllo dell'azienda. È anche la via più rapida con cui i dati escono senza che nessuno se ne accorga.

Cosa succede ai dati che incolli

Dipende dallo strumento e dalla versione:

• versioni gratuite e personali: le conversazioni possono essere usate dal fornitore per migliorare i propri modelli, salvo che l'utente disattivi l'opzione nelle impostazioni;
• versioni per aziende: di norma il fornitore si impegna a non usare i dati per addestrare i modelli, e offre un contratto per il trattamento dei dati.

Le condizioni cambiano spesso. Prima di scegliere uno strumento leggi le impostazioni sulla privacy e i termini del servizio della versione che userai davvero.

Cosa chiede la privacy

Se negli strumenti di intelligenza artificiale finiscono dati personali, come nomi, email, dati di clienti o dipendenti, valgono le regole del GDPR:

• una base giuridica per quel trattamento: serve un motivo valido per usare quei dati in quel modo;
• un accordo con il fornitore come responsabile del trattamento, previsto dall'articolo 28;
• un'informativa aggiornata, che dica alle persone che i loro dati possono essere trattati anche così.

La strada più semplice, quando possibile, è non inserire dati personali: togliere nomi e riferimenti prima di chiedere un riassunto o una bozza.

Cosa chiede la legge sul lavoro

La legge italiana sull'intelligenza artificiale, la legge 132 del 2025, prevede che il datore di lavoro informi i lavoratori quando usa sistemi di intelligenza artificiale che li riguardano. E il regolamento europeo, l'AI Act, chiede di prendere misure per far crescere le competenze di chi usa questi strumenti per lavoro. Ne parliamo nella guida sull'obbligo di formazione dell'AI Act.

Cinque regole da dare in azienda

1. Uno o due strumenti approvati, possibilmente in versione aziendale, invece di quello che ognuno trova.
2. Mai incollare dati personali di clienti o dipendenti, contratti, dati bancari o password negli strumenti non approvati.
3. Togli i nomi e i riferimenti quando chiedi un riassunto o una bozza.
4. Rileggi sempre: un testo scritto dall'intelligenza artificiale può contenere errori o informazioni inventate. Prima di mandarlo a un cliente, una persona lo controlla.
5. Chiedi se hai un dubbio: meglio una domanda in più che un dato in più fuori dall'azienda.

Bastano poche righe in un documento condiviso, spiegate in una breve riunione. Conta più che vengano capite che che siano lunghe.

Quando conviene uno strumento su misura

Se lo stesso lavoro con l'intelligenza artificiale si ripete ogni giorno, per esempio leggere le richieste dei clienti o preparare bozze di preventivo, spesso conviene uno strumento costruito per quel lavoro (trovi alcuni esempi nella guida sulle automazioni per l'ufficio): collegato ai vostri programmi, con i dati che restano dove devono stare e un controllo umano nei passaggi delicati.

Come lavoriamo noi

Progettiamo automazioni e assistenti che usano l'intelligenza artificiale dentro regole chiare: quali dati entrano, dove vengono trattati, chi controlla prima che qualcosa parta verso un cliente. Trovi come lavoriamo nella pagina AI e automazioni.

Fonti

• Dati aziendali a rischio privacy con le applicazioni AI, PMI.it, agosto 2026: relazione annuale del Garante e dati dell'Osservatorio del Politecnico di Milano.
• Intelligenza artificiale: nuovi obblighi in vigore per aziende e professionisti, Edotto: legge 132/2025.

Questa guida spiega le regole in modo generale e non sostituisce un parere legale sul tuo caso.