AI Act: l'obbligo di formazione che riguarda anche chi usa ChatGPT

Molte piccole imprese usano già l'intelligenza artificiale, spesso senza chiamarla così: ChatGPT per scrivere le email, un assistente che riassume i documenti, un programma che legge le fatture. Pochi sanno che il regolamento europeo sull'intelligenza artificiale, l'AI Act, chiede qualcosa anche a loro.

In breve. L'articolo 4 dell'AI Act chiede a chi usa sistemi di intelligenza artificiale per lavoro di prendere misure per far crescere le competenze delle persone che li usano. Vale dal 2 febbraio 2025, anche per le micro e piccole imprese. Nel 2026 il testo è stato riscritto e ammorbidito, ma l'obbligo resta. In pratica: sapere quali strumenti si usano, dare regole chiare e una formazione adatta al ruolo, e poterlo dimostrare.

Cos'è l'AI Act

È il regolamento europeo sull'intelligenza artificiale, il Regolamento (UE) 2024/1689. Classifica i sistemi di intelligenza artificiale in base al rischio e fissa obblighi diversi per chi li sviluppa e per chi li usa. La maggior parte degli obblighi pesanti riguarda i sistemi ad alto rischio, che una piccola impresa raramente usa.

C'è però un obbligo che vale per quasi tutti: quello sull'alfabetizzazione in materia di intelligenza artificiale, cioè le competenze di chi la usa.

Chi riguarda

Il regolamento chiama "deployer" chi usa un sistema di intelligenza artificiale sotto la propria autorità, salvo che lo usi per attività personali non professionali.

Tradotto: se in azienda tu o i tuoi collaboratori usate strumenti di intelligenza artificiale per lavoro, anche solo la versione gratuita di ChatGPT per scrivere un preventivo, l'azienda è un deployer. Non ci sono soglie: vale anche per una ditta con due persone.

Cosa chiede

L'articolo 4 si applica dal 2 febbraio 2025. Nella versione originale chiedeva di garantire, "nella misura del possibile", un livello sufficiente di competenza a chi usa i sistemi di intelligenza artificiale per conto dell'azienda.

Nel 2026 l'Unione europea ha approvato un pacchetto di semplificazione, il cosiddetto Digital Omnibus, che ha riscritto l'articolo con il Regolamento (UE) 2026/1744. Il nuovo testo chiede di prendere misure per sostenere lo sviluppo di queste competenze e precisa che non serve garantire un livello specifico. Commissione e Stati membri devono aiutare le imprese, soprattutto le piccole, anche con esempi pratici.

L'obbligo quindi resta, ma è un obbligo di impegno, non di risultato. Non servono attestati né un numero minimo di ore.

E le sanzioni?

L'articolo 4 non compare tra le violazioni con multe specifiche previste dal regolamento europeo. Il rispetto viene verificato dalle autorità nazionali. In Italia la legge sull'intelligenza artificiale, la legge 23 settembre 2025 n. 132, in vigore dal 10 ottobre 2025, ha affidato al Governo il compito di definire vigilanza e sanzioni.

Più che la multa, conta un altro aspetto: se un collaboratore usa male uno strumento, per esempio incollando dati riservati di un cliente, l'azienda deve poter dimostrare di aver dato regole e formazione.

La legge italiana aggiunge qualcosa

La legge 132 del 2025 ha regole proprie, tra cui:

• sul lavoro: il datore di lavoro deve informare i lavoratori quando usa sistemi di intelligenza artificiale che li riguardano;
• nelle professioni intellettuali: l'intelligenza artificiale può servire solo come supporto, e il lavoro intellettuale del professionista deve restare prevalente.

Cosa fare in pratica

Per una piccola impresa bastano pochi passi, proporzionati.

1. Fai l'elenco degli strumenti. Quali strumenti di intelligenza artificiale si usano in azienda, chi li usa e per cosa. Contano anche quelli usati "di nascosto" dai collaboratori.
2. Scrivi poche regole chiare. Cosa si può fare e cosa no: per esempio, niente dati personali dei clienti o documenti riservati negli strumenti gratuiti, e un controllo umano prima di mandare qualsiasi testo a un cliente. Trovi un esempio di regole nella guida ChatGPT in azienda senza rischi per i dati.
3. Fai una breve formazione per ruolo. Chi scrive email ai clienti ha bisogno di sapere cose diverse da chi gestisce le fatture. Bastano un'ora o due, pratiche, sugli strumenti che usate davvero.
4. Tieni traccia. Data, argomenti, partecipanti, materiale usato. Un foglio condiviso basta.
5. Rivedi una volta l'anno, o quando arriva uno strumento nuovo.

Come lavoriamo noi

Quando introduciamo un'automazione o un assistente basato sull'intelligenza artificiale, lo spieghiamo alle persone che lo useranno e scriviamo insieme le regole d'uso: cosa fa lo strumento, cosa controllare, cosa non inserire. Le decisioni restano alle tue persone. Trovi come lavoriamo nella pagina AI e automazioni.

Fonti

• Regolamento (UE) 2024/1689, articolo 4: alfabetizzazione in materia di IA, testo consolidato con le modifiche, AI Act Explorer.
• Regolamento (UE) 2024/1689, articolo 3: definizioni, AI Act Explorer: definizione di deployer.
• Digital Omnibus e AI Literacy: si semplifica la norma, non la compliance, Rödl & Partner, 2026.
• Intelligenza artificiale: nuovi obblighi in vigore per aziende e professionisti, Edotto: legge 132/2025.

Questa guida spiega le regole in modo generale e non sostituisce un parere legale sul tuo caso.